Datenschutz­erklärung

expect leads®
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1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen, sich auf eine Stelle bewerben oder sich in unseren Talentpool aufnehmen lassen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie der unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontakt- oder Bewerbungsformular eingeben. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Soweit Sie sich bei uns bewerben oder in unseren Talentpool aufnehmen lassen, nutzen wir Ihre Daten zur Durchführung des Bewerbungs- und Vermittlungsverfahrens.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Raidboxes

Anbieter ist die Raidboxes GmbH, Hafenstr. 32, 48151 Münster. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Raidboxes verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Raidboxes: https://raidboxes.io/legal/privacy/. Die Verwendung von Raidboxes erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unseres Talentpools ist:

Expectleads GmbH

Am Weichselgarten 14
91058 Erlangen

E-Mail: kontakt@expectleads.de

Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Jannis Rittmayer, Max Pfeiffer
Handelsregister: HRB 22429, Amtsgericht Fürth

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Datenschutzbeauftragter

Christian Leopold

Oberrimbach 42
96152 Burghaslach

Telefon: +49 174 310 54 60
E-Mail: leopold-oberrimbach@gmx.de

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Kategorien von Empfängern Ihrer Daten sind insbesondere:

  • Unsere Kundenunternehmen (Arbeitgeber, die offene Stellen besetzen möchten), an die wir Ihre Bewerbungsdaten nach ausdrücklicher Einwilligung weiterleiten
  • IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter (z. B. Hosting, Bewerbermanagement-Software, E-Mail-Versand, Datenbank-Hosting)
  • Steuerberater, Rechtsanwälte und andere Berater im Rahmen ihrer berufsrechtlichen Pflichten
  • Behörden, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Den Widerruf Ihrer Einwilligung zur Aufnahme in unseren Talentpool und zur Weitergabe Ihrer Daten an Kundenunternehmen können Sie formlos per E-Mail erklären:

Per E-Mail

kontakt@expectleads.de

Antwort und Bestätigung binnen 48 Stunden

Auf Ihren Widerruf hin werden Ihre Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen, in allen unseren Systemen vollständig gelöscht. Sie erhalten eine schriftliche Löschbestätigung.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu.

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18, 91522 Ansbach

Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies". Cookies sind kleine Textdateien und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Einwilligungspflichtige Cookies und Technologien werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Einwilligung mit Borlabs Cookie

Unsere Website nutzt die Consent-Technologie von Borlabs Cookie, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist die Borlabs GmbH, Rübenkamp 32, 22305 Hamburg. Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein Borlabs-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht an den Anbieter weitergegeben. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TTDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

5. Bewerberdaten und Talentpool

Die Expectleads GmbH ist eine Recruiting-Agentur, die für ihre Kundenunternehmen offene Stellen besetzt. Wir betreiben dazu zwei datenschutzrechtlich klar getrennte Modelle. Im Folgenden beschreiben wir beide Modelle vollständig und transparent. Welches Modell auf Ihre Bewerbung Anwendung findet, erkennen Sie an der Landingpage, über die Sie sich beworben haben (siehe Ziffer 5.1).

5.1 Zwei parallele Modelle der Bewerberdatenverarbeitung

Die Expectleads GmbH verarbeitet Bewerberdaten parallel in zwei Modellen mit unterschiedlicher datenschutzrechtlicher Rollenverteilung:

(a) Klassisches Modell (Auftragsverarbeitung für unsere Kunden): Schalten wir Recruiting-Anzeigen im Namen eines Kundenunternehmens für eine konkrete Stelle des Kunden, ist der jeweilige Kunde der datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Expectleads GmbH verarbeitet Ihre Bewerbungsdaten in diesem Fall ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Landingpage läuft unter dem Branding und Impressum des jeweiligen Kunden. Für die Rechtsgrundlage der Verarbeitung und die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Details siehe Ziffer 5.2.

(b) Talentpool-Modell (eigene Verantwortlichkeit der Expectleads GmbH): Schalten wir Recruiting-Anzeigen im eigenen Namen zum Aufbau unseres Talentpools, oder melden Sie sich direkt auf unserer Website unter expectleads.de in unseren Talentpool an, ist die Expectleads GmbH datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Die Landingpage läuft über expectleads.de oder Subdomains unter unserem Branding. Details siehe Ziffer 5.4.

Eine personenbezogene Verknüpfung der Daten zwischen den beiden Modellen findet ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht statt. Wenn Sie sich klassisch bei einem unserer Kunden bewerben und sich anschließend auf eigenen Wunsch zusätzlich in unseren Talentpool eintragen, sind das zwei eigenständige Verarbeitungen mit eigenen Rechtsgrundlagen.

5.2 Klassisches Modell: Bewerbung über die Landingpage eines Kundenunternehmens

Wenn Sie sich über eine im Auftrag eines unserer Kunden geschaltete Anzeige bewerben, gelten folgende Verarbeitungsschritte:

  • Erhebung: Sie geben Ihre Daten in das Bewerbungsformular auf der Landingpage des Kunden oder in eine Lead-Form auf Meta, Instagram, TikTok oder LinkedIn ein. Verantwortlicher ist der jeweilige Kunde, dessen Name und Datenschutzerklärung auf der Landingpage genannt sind.
  • Speicherung: Wir speichern Ihre Bewerberdaten im Auftrag des Kunden in unserem Bewerbermanagement-System (siehe Ziffer 5.18 zur eingesetzten Datenbank-Infrastruktur Supabase). Die Speicherung erfolgt strikt getrennt von unserem eigenen Talentpool.
  • Vorqualifizierung: Wir kontaktieren Sie auf Wunsch des Kunden per Telefon, E-Mail oder, wenn Sie zusätzlich eingewilligt haben, per WhatsApp, um eine erste Eignungseinschätzung für die konkrete Stelle vorzunehmen. Die Vorqualifizierung erfolgt durch geschulte Mitarbeiter (zur möglichen künftigen Nutzung eines KI-gestützten Voicebots siehe Ziffer 5.17).
  • Übermittlung an den Kunden: Geeignete Bewerbungen leiten wir mit Ihren Bewerbungsunterlagen an den Kunden weiter. Der Kunde übernimmt im Anschluss das eigentliche Auswahlverfahren und entscheidet eigenverantwortlich über die Einstellung.
  • Absage: Bei einer Ablehnung durch den Kunden erhalten Sie eine Absage-Mail im Namen des Kunden. Diese Mail kann optional einen Hinweis auf den Talentpool der Expectleads GmbH enthalten. Details siehe Ziffer 5.3.
  • Speicherdauer: Die Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für 6 Monate aufbewahrt (Abwehrfrist nach AGG) und danach gelöscht oder anonymisiert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im klassischen Modell ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit zusätzlich eine WhatsApp-Kommunikation erfolgt, beruht diese auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.3 Hinweis auf den Talentpool nach Ablehnung durch den Kunden

Wenn Sie sich im klassischen Modell bei einem Kundenunternehmen beworben haben und der Kunde Ihre Bewerbung ablehnt, kann Ihnen der Kunde gemeinsam mit der Absage einen Hinweis auf den Talentpool der Expectleads GmbH zukommen lassen. Diese Mail wird im Namen und auf Veranlassung des Kunden versendet. Die Expectleads GmbH agiert ausschließlich als technischer Versanddienstleister im Rahmen der bestehenden Auftragsverarbeitung.

Die Mail enthält einen Link zu unserer Pool-Landingpage. Wenn Sie sich für eine Aufnahme in den Talentpool interessieren, klicken Sie diesen Link aktiv an und erteilen erst auf der Pool-Landingpage Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Expectleads GmbH (siehe Ziffer 5.4). Ohne Ihren aktiven Klick und ohne Ihre dort erteilte Einwilligung findet keine Verarbeitung Ihrer Daten durch die Expectleads GmbH für eigene Zwecke statt. Eine automatische Übernahme Ihrer Daten aus der ursprünglichen Bewerbung in den Talentpool findet nicht statt.

Wenn Sie diesen Hinweis in der Absage-Mail nicht wünschen, können Sie der Aufnahme dieses Hinweises bereits bei der ursprünglichen Bewerbung beim Kundenunternehmen widersprechen oder dies mit einer kurzen Antwort auf die Bestätigungsmail zur Bewerbung tun. Die Bewerbung selbst bleibt davon unberührt.

5.4 Talentpool-Modell: Eigene Anmeldung im Talentpool der Expectleads GmbH

Beim Talentpool-Modell sind wir der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Sie melden sich aktiv und freiwillig in unserem Talentpool an, damit wir Ihnen passende Stellen unserer Kundenunternehmen vorschlagen können. Folgende Verarbeitungsschritte finden statt:

  • Anmeldung: Sie tragen Ihre Daten auf unserer Pool-Landingpage ein, geben Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse über einen sogenannten Double-Opt-In-Link, der Ihnen per E-Mail zugesendet wird. Der Link ist 48 Stunden gültig.
  • Profilanlage: Wir legen für Sie ein Profil in unserer Talentpool-Datenbank an. Das Profil enthält Ihre Kontaktdaten, beruflichen Daten, Qualifikationen, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit und alle freiwillig hochgeladenen Dokumente.
  • Vorqualifizierung: Wir kontaktieren Sie per Telefon, E-Mail oder, mit Ihrer zusätzlichen Einwilligung, per WhatsApp, um Ihr Profil zu vervollständigen und Ihre beruflichen Wünsche zu verstehen.
  • Matching: Wir gleichen Ihr Profil regelmäßig mit den offenen Stellen unserer Kundenunternehmen ab. Das Matching erfolgt durch unsere Mitarbeiter, ggf. unterstützt durch IT-Systeme. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt (siehe Ziffer 5.16).
  • Stellenvorschlag: Wenn wir eine passende Stelle gefunden haben, schlagen wir Ihnen diese per E-Mail oder Telefon vor. Sie entscheiden frei, ob Sie an einer Weiterleitung Ihrer Daten an das jeweilige Kundenunternehmen interessiert sind.
  • Weitergabe an den Kunden: Erst auf Ihre ausdrückliche, im Einzelfall erteilte Einwilligung leiten wir Ihre Daten an einen konkreten Kunden weiter. Details siehe Ziffer 5.10.
  • Verbleib im Pool: Sie bleiben im Pool, bis Sie aktiv widerrufen oder die maximale Speicherdauer nach Ziffer 5.14 erreicht ist.

5.5 Datenquellen für den Talentpool

Im Talentpool gespeicherte Bewerberdaten stammen aus folgenden Quellen:

  • Direkte Anmeldung über unsere Pool-Landingpage auf expectleads.de bzw. Subdomains
  • Anmeldung über eine Lead-Form auf Meta, Instagram, TikTok, LinkedIn nach unserer eigenen Werbeanzeige im Namen der Expectleads GmbH
  • Selbstanmeldung über den Hinweis-Link in einer Absage-Mail eines unserer Kundenunternehmen (siehe Ziffer 5.3)
  • Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon mit anschließender ausdrücklicher Einwilligung in die Pool-Aufnahme

Aus Drittquellen wie sozialen Netzwerken, Karriereportalen oder gekauften Adresslisten erheben wir keine Daten. Eine Aufnahme in den Talentpool ohne Ihre vorherige aktive Einwilligung findet nicht statt.

5.6 Welche Daten wir verarbeiten

Im Talentpool-Modell verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Kontaktdaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift (sofern angegeben)
  • Berufliche Daten: Berufsbezeichnung, Qualifikationen, Ausbildung, Berufserfahrung, aktuelle und gewünschte Tätigkeit, Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Führerschein, Sprachkenntnisse, Wunschregion, Arbeitszeitmodell
  • Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Anschreiben, ggf. Foto, soweit von Ihnen freiwillig hochgeladen
  • Kommunikationsdaten: Inhalte von E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Telefon- und Videogesprächen im Rahmen der Vorqualifizierung sowie Notizen unserer Mitarbeiter
  • Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung, verwendetes Endgerät, UTM-Parameter zur Zuordnung der Werbe- bzw. Hinweisquelle
  • Einwilligungs-Metadaten: Art, Zeitpunkt und Umfang jeder von Ihnen erteilten Einwilligung, Textversion zum Zeitpunkt der Einwilligung, IP-Adresse und User-Agent für Nachweiszwecke nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO
  • Aktivitäts- und Statusdaten: Datum der letzten aktiven Interaktion (Anker für die 24-Monats-Frist), Status der Profilaktualisierung, geschickte Stellenvorschläge und Ihre Reaktion darauf, Status der Einzelfall-Einwilligungen je Kundenunternehmen

5.7 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Aufnahme in den Talentpool und Verwaltung Ihres Profils: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  • Kontaktaufnahme zur Vorqualifizierung und Stellenvorschläge: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), bei zusätzlicher WhatsApp-Nutzung gesonderte Einwilligung
  • Matching Ihres Profils mit offenen Stellen unserer Kundenunternehmen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  • Weitergabe Ihrer Daten an ein konkretes Kundenunternehmen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gesonderte Einwilligung je Einzelfall)
  • Bewerbungsverfahren bei einem konkreten Kundenunternehmen nach Weitergabe: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG (verantwortlich ist dann der Kunde)
  • Dokumentation der Einwilligungen und Verarbeitungsvorgänge: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung der Nachweispflichten nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Rechtsansprüchen)
  • Gesetzliche Aufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. den jeweiligen steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften

5.8 Vorqualifizierung und Profilanlage

Im Rahmen der Vorqualifizierung kontaktieren wir Sie per E-Mail, Telefon oder, mit Ihrer zusätzlichen Einwilligung, per WhatsApp. Ziel ist es, Ihr berufliches Profil zu vervollständigen und besser zu verstehen, welche Stellen für Sie interessant sind. Die Vorqualifizierung erfolgt aktuell ausschließlich durch geschulte Mitarbeiter der Expectleads GmbH. Eine etwaige künftige Nutzung eines KI-gestützten Voicebots ist in Ziffer 5.17 separat beschrieben.

Im Rahmen der Vorqualifizierung erheben wir nur die Informationen, die für eine sinnvolle Stellenvermittlung erforderlich sind. Sie sind nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Aussagen, die Sie im Vorqualifizierungsgespräch treffen, dokumentieren wir in Ihrem Profil, soweit sie für die Vermittlung relevant sind. Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Profilinhalte zu verlangen und unrichtige Angaben berichtigen zu lassen.

5.9 Matching und Stellenvorschläge

Wenn ein Kundenunternehmen eine offene Stelle ausschreibt, gleichen wir Ihr Profil mit den Anforderungen der Stelle ab. Das Matching erfolgt durch unsere Mitarbeiter und kann durch IT-gestützte Filter unterstützt werden, ohne dass diese eine alleinige Auswahlentscheidung treffen. Bei einer Übereinstimmung schlagen wir Ihnen die Stelle per E-Mail oder Telefon vor, gemeinsam mit den wesentlichen Eckdaten der Stelle (Tätigkeit, Standort, Gehaltsrahmen, Arbeitszeit). Sie entscheiden frei, ob Ihre Bewerbungsunterlagen an das jeweilige Kundenunternehmen weitergeleitet werden sollen.

Sie können einen Stellenvorschlag jederzeit ohne Begründung ablehnen. Eine Ablehnung hat keine Auswirkung auf Ihren Verbleib im Talentpool. Sie können auch festlegen, dass wir Sie nur mit konkreten Branchen, Regionen oder Arbeitszeitmodellen kontaktieren sollen.

5.10 Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten an Kundenunternehmen

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten aus dem Talentpool an ein konkretes Kundenunternehmen erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie hierzu im Einzelfall ausdrücklich und informiert eingewilligt haben. Vor einer Weiterleitung informieren wir Sie über das konkrete Kundenunternehmen, die konkrete Stelle, den Inhalt der weitergegebenen Daten sowie den Zeitpunkt der Weiterleitung.

Ihre Einwilligung können Sie auf folgenden Wegen erteilen:

  • Klick auf einen einmalig gültigen Bestätigungslink in einer per E-Mail versendeten Anfrage
  • Aktive und dokumentierte Zustimmung in einem Telefon- oder Videogespräch mit anschließender schriftlicher Bestätigung

Nach Weitergabe Ihrer Daten an das jeweilige Kundenunternehmen ist dieses ab dem Zeitpunkt der Weiterleitung eigenständig datenschutzrechtlich Verantwortlicher und informiert Sie nach Art. 14 DSGVO über die weitere Verarbeitung. Wir empfehlen Ihnen, sich nach der Weiterleitung mit der Datenschutzerklärung des jeweiligen Kunden vertraut zu machen.

Eine pauschale, dauerhafte oder generelle Einwilligung in die Weitergabe an unbestimmt viele Kunden findet nicht statt. Jede Einwilligung bezieht sich auf einen konkret benannten Kunden und eine konkret benannte Stelle.

5.11 Was nach einer erfolgreichen Vermittlung mit Ihren Daten geschieht

Wenn Sie nach Vorschlag durch uns von einem Kundenunternehmen eingestellt werden, übernimmt der Kunde mit Ihrer Einstellung das Beschäftigungsverhältnis und ist für die in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten weiterhin eigenständig Verantwortlicher.

In Ihrem Profil im Talentpool der Expectleads GmbH wird die erfolgreiche Vermittlung dokumentiert. Sie haben die Wahl, weiterhin im Talentpool zu verbleiben oder Ihre Daten löschen zu lassen. Wenn Sie sich nicht aktiv für einen Verbleib entscheiden und über die regelmäßigen Reminder-Mails (siehe Ziffer 5.14) nicht reagieren, werden Ihre Daten nach Ablauf der 24-Monats-Frist automatisch gelöscht.

5.12 Profilaktualisierung und Pool-Verbleib

Sie können Ihr Pool-Profil jederzeit aktualisieren, indem Sie uns formlos Änderungen mitteilen oder ein neu gesetzter Profilpflege-Link anwenden, den wir Ihnen periodisch per E-Mail zusenden können. Eine Aktualisierung Ihrer Daten gilt als aktive Interaktion und setzt die 24-Monats-Frist nach Ziffer 5.14 neu in Gang.

Wenn Sie zwischenzeitlich nicht mehr aktiv auf Stellensuche sind, können Sie Ihr Profil in einen „Pause-Modus" setzen. Wir kontaktieren Sie in diesem Fall nicht aktiv mit Stellenvorschlägen, halten aber Ihre Daten für den Fall einer späteren Reaktivierung weiter im Pool, sofern die 24-Monats-Frist nicht abläuft.

5.13 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Für bestimmte Stellen, beispielsweise im Pflege- oder Gesundheitswesen, kann es erforderlich sein, dass Sie uns Informationen über Ihren Gesundheitszustand mitteilen, etwa Ihre körperliche Belastbarkeit oder Ihren Impfstatus. Solche Informationen verarbeiten wir ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie sind zur Mitteilung dieser Daten nicht verpflichtet. Eine Verweigerung kann allerdings dazu führen, dass für bestimmte Stellen keine Vermittlung möglich ist.

Angaben zu Religion, politischen Überzeugungen, sexueller Orientierung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder ethnischer Herkunft erheben wir grundsätzlich nicht. Sollten Sie solche Angaben unaufgefordert in Ihren Bewerbungsunterlagen machen (z. B. durch ein Foto in religiöser Kleidung oder durch Eintragung von Mitgliedschaften), löschen oder schwärzen wir diese vor einer Weitergabe an Kundenunternehmen, soweit dies möglich ist.

5.14 Speicherdauer und automatischer Löschprozess

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:

  • Bewerbung im klassischen Modell ohne Einstellung: Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Abwehrfrist nach AGG)
  • Talentpool: Speicherung für maximal 24 Monate ab Ihrer letzten aktiven Interaktion mit uns. Eine aktive Interaktion ist insbesondere eine Profilaktualisierung, eine Antwort auf eine Anfrage von uns, eine erteilte Einzelfall-Einwilligung in eine Weiterleitung oder eine Bestätigung im Rahmen eines Reminders
  • Gesetzliche Aufbewahrung: Steuer- und handelsrechtliche Fristen bleiben unberührt. Diese Daten sind in unseren Systemen für andere Verarbeitungen gesperrt.

Automatischer Reminder vor Ablauf der 24-Monats-Frist

30 Tage vor Ablauf der 24-Monats-Frist erhalten Sie automatisch eine E-Mail. In dieser E-Mail werden Sie gefragt, ob Sie weiterhin im Talentpool gespeichert bleiben möchten. Wenn Sie binnen 30 Tagen aktiv bestätigen (Klick auf Bestätigungslink), beginnt die 24-Monats-Frist neu. Reagieren Sie nicht oder widersprechen Sie aktiv, werden Ihre Daten vollständig und automatisiert gelöscht. Eine zweite Reminder-Mail erhalten Sie 7 Tage vor Ablauf der Frist, sofern Sie auf die erste Mail nicht reagiert haben.

Sofortlöschung auf Ihren Wunsch

Sie können jederzeit Ihre Aufnahme im Talentpool widerrufen. Wir setzen den Widerruf unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen, um. Eine Bestätigung der Löschung erhalten Sie schriftlich. Eine erneute Aufnahme in den Talentpool ist nur über eine vollständig neue Anmeldung mit erneuter Einwilligung möglich.

Per E-Mail

kontakt@expectleads.de

Technische Umsetzung

Sowohl der Reminder-Versand als auch die automatische Löschung sind durch automatisierte Hintergrundprozesse in unserer Datenbank umgesetzt. Eine zusätzliche Protokollierung dokumentiert jeden Löschvorgang mit anonymisierter Bewerber-ID, Datum und ausführendem System-Job. Die Löschung umfasst alle produktiven Datenbanken sowie Backup-Bestände gemäß unserer Backup-Rotation.

5.15 Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können eine Berichtigung unrichtiger oder eine Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dem nicht entgegenstehen
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gestützt ist
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit für die Zukunft widerrufen
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, in unserem Fall das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an kontakt@expectleads.de. Wir bearbeiten Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens binnen eines Monats nach Eingang.

5.16 Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Entscheidung, ob Ihr Profil einem Kundenunternehmen vorgeschlagen wird, trifft stets eine natürliche Person. IT-gestützte Filter dienen nur der Vorauswahl und unterstützen unsere Mitarbeiter, ersetzen aber keine inhaltliche Beurteilung.

5.17 Hinweis zu künftigen automatisierten Vorqualifizierungen (KI-Voicebot)

Wir planen, in Zukunft Teile der telefonischen Vorqualifizierung von Bewerbern durch einen KI-gestützten Voicebot zu unterstützen. Vor Einführung einer solchen Funktion werden wir folgende Schritte gehen:

  • Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durch einen externen Datenschutz-Anwalt
  • Einholung einer Stellungnahme unseres Datenschutzbeauftragten
  • Konsultation des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht, sofern aufgrund des Risikos der Verarbeitung erforderlich
  • Anpassung dieser Datenschutzerklärung mit transparenter, vorab erteilter Information an alle Betroffenen
  • Einholung einer gesonderten, ausdrücklichen Einwilligung, die jederzeit widerrufbar ist
  • Möglichkeit, jederzeit auf eine Vorqualifizierung durch einen menschlichen Mitarbeiter umzusteigen

Bis zur Einführung gilt der Grundsatz aus Ziffer 5.16 unverändert weiter: Vorqualifizierungsgespräche werden ausschließlich durch geschulte Mitarbeiter geführt.

5.18 Datenübermittlung in Drittstaaten und Nutzung von Supabase

Unsere Kundenunternehmen sitzen grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR. Eine Übermittlung Ihrer Bewerberdaten in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR erfolgt im Rahmen unseres Talentpools nicht regelmäßig. Ausnahmen sind die nachfolgend beschriebene Datenbank-Infrastruktur sowie ggf. Meta und WhatsApp bei Nutzung entsprechender Kommunikationskanäle, in die Sie gesondert einwilligen.

Datenbank-Infrastruktur Supabase

Wir nutzen für die Speicherung und Verwaltung unserer Bewerber- und Talentpool-Datenbank den Dienst Supabase. Anbieter ist die Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, 318992 Singapore, mit Muttergesellschaft in den Vereinigten Staaten (Delaware). Die tatsächliche Datenspeicherung erfolgt ausschließlich in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland, AWS-Region eu-central-1). Diese Region-Auswahl ist Bestandteil unserer Konfiguration und wird durch uns regelmäßig verifiziert.

Rechtsgrundlage und Vertragsbeziehung

Die Nutzung von Supabase erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir haben mit Supabase Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit den von der EU-Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO geschlossen, abrufbar unter https://supabase.com/legal/dpa. Dieser Vertrag verpflichtet Supabase auf europäisches Datenschutzniveau und enthält wirksame Rechtsbehelfe für betroffene Personen.

Garantien gegenüber Behördenzugriffen aus Drittstaaten

Aufgrund des US-amerikanischen Sitzes der Muttergesellschaft besteht ein theoretisches Restrisiko, dass US-Behörden auf Grundlage des US CLOUD Act oder des Foreign Intelligence Surveillance Act (FISA, insbesondere Section 702) Zugriff auf die Daten verlangen könnten. Wir haben dieses Risiko in einem dokumentierten Transfer Impact Assessment in Anlehnung an die Empfehlungen des Europäischen Datenschutzausschusses 01/2020 bewertet und folgende ergänzende Schutzmaßnahmen implementiert:

  • Hosting der Datenbank ausschließlich in der Europäischen Union, kein Datenrückfluss in die Vereinigten Staaten im Normalbetrieb
  • Verschlüsselung at rest mit AES-256 auf Storage- und Datenbank-Ebene
  • Verschlüsselung in transit mit TLS 1.3
  • Zusätzliche Feldverschlüsselung für besonders sensible Daten
  • Strikte rollenbasierte Zugriffskontrolle (Row-Level-Security) und Need-to-know-Prinzip
  • Vollständiges Audit-Log aller Mitarbeiter-Zugriffe und Datenbank-Änderungen
  • Vertragliche Verpflichtung von Supabase zur unverzüglichen Information bei Behörden-Anfragen, soweit gesetzlich zulässig, sowie zur Anfechtung unrechtmäßiger Zugriffsverlangen
  • Pseudonymisierung von Daten für interne Analysezwecke

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft über die konkreten Schutzmaßnahmen zu verlangen. Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine Zusammenfassung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie das Transfer Impact Assessment bereit. Anfragen richten Sie bitte an leopold-oberrimbach@gmx.de.

Rechtsgrundlage für die Nutzung von Supabase ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer skalierbaren, sicheren und auditierbaren Datenbank-Infrastruktur) in Verbindung mit Art. 28 DSGVO und Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Sie haben das Recht, gegen diese Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch einzulegen.

6. Analyse-Tools und Werbung

Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics ermöglicht es dem Websitebetreiber, das Verhalten der Websitebesucher zu analysieren. Hierbei erhält der Websitebetreiber verschiedene Nutzungsdaten wie z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer, verwendete Betriebssysteme und Herkunft des Nutzers. Diese Daten werden in einer User-ID zusammengefasst und dem jeweiligen Endgerät des Websitebesuchers zugeordnet.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details: https://privacy.google.com/businesses/controllerterms/mccs/. Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Google Ads

Der Websitebetreiber verwendet Google Ads. Anbieter ist die Google Ireland Limited. Google Ads ermöglicht es uns, Werbeanzeigen in der Google-Suchmaschine oder auf Drittwebseiten auszuspielen, wenn der Nutzer bestimmte Suchbegriffe bei Google eingibt. Die Speicherung von „Conversion-Cookies" erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG.

Meta-Pixel und Meta Lead Ads

Wir setzen auf unserer Website das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, ein. Damit können wir das Verhalten der Seitenbesucher nachverfolgen, nachdem diese durch Klick auf eine Meta-Werbeanzeige auf unsere Website weitergeleitet wurden.

Wir schalten zudem im Rahmen unseres Recruiting-Modells Werbeanzeigen auf den Plattformen Facebook und Instagram, einschließlich sogenannter „Lead Ads". Wenn Sie über eine Lead Ad mit uns in Kontakt treten, werden die von Ihnen eingetragenen Daten von Meta an uns übermittelt. Die Verarbeitung dieser Daten durch uns erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zum Zweck der Kontaktaufnahme und Vorqualifizierung für eine konkrete Stelle bzw. zur Aufnahme in unseren Talentpool.

Hinsichtlich der Erhebung der Daten über die Lead-Ad-Funktion und über das Meta-Pixel besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO zwischen uns und Meta. Eine Datenübermittlung in die USA findet auf Grundlage der Standardvertragsklauseln statt.

Facebook Conversion API

Wir haben die Facebook Conversion API auf dieser Website eingebunden. Hierbei handelt es sich um eine Schnittstelle, die Daten zu Conversions auf unserer Website serverseitig direkt an Facebook übermittelt. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG.

7. Plugins und Tools

Vimeo ohne Tracking

Diese Website nutzt Plugins des Videoportals Vimeo. Anbieter ist die Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA. Wir haben Vimeo so eingestellt, dass keine Nutzeraktivitäten nachverfolgt und keine Cookies gesetzt werden. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt.

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand April 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Dienste und des Talentpool-Modells, durch Anpassungen unserer technischen Infrastruktur oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung können Sie jederzeit auf unserer Website unter https://expectleads.de/datenschutz/ abrufen und ausdrucken.

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